Dúfame, že váš nedávny vzdelávací pobyt s OTI bol obohacujúci a plný nezabudnuteľných momentov. Teraz, keď je vaša cesta ukončená, chceme zabezpečiť, aby bol proces preplácania vašich cestovných nákladov plynulý a jednoduchý. Tento sprievodca vás prevedie jednotlivými krokmi procesu preplatenia cestovných nákladov, pomôže vám zhromaždiť potrebné cestovné dokumenty.
Vzdelávacie príležitosti, ktoré ponúkame, sú možné vďaka programu Erasmus+ a finančným prostriedkom EÚ. Tieto granty si vyžadujú podávanie správ a predkladanie platných cestovných dokladov na overenie správneho použitia finančných prostriedkov na každú podporovanú činnosť.
1. Zhromaždite si cestovné doklady:
- Zozbierajte všetky cestovné lístky vrátane elektronických lístkov a scanov všetkých pôvodných papierových lístkov (účtenky, faktúry, palubné lístky, mhd lístky atď.). V prípade papierových cestovných lístkov ich naskenujte a originály bezpečne uchovajte. Tieto papierové cestovné lístky je nevyhnutné poslať poštou na adresu poskytnutú tímom OTI alebo ich po schválení osobne odovzdať zamestnancom OTI.
2. Vyplňte dokument o vrátení cestovných nákladov:
- Po zhromaždení všetkých cestovných lístkov vyplňte cestovnú správu, ktorú si môžete stiahnuť nižšie vo formáte MS Excel. V prípade, že nemáte k dispozícii MS Office, po stiahnutí šablóny ju môžete nahrať do určeného priečinka na Google Drive a pracovať v tabuľkovom procesore Google spreadsheets, ktorý je k dispozícii zadarmo.
- Cestovná správa by mala zodpovedať vašim individuálnym výdavkom. V prípade, že máte účtenky v inej mene ako EUR, v druhom hárku v exceli môžete nájsť odkaz na stránku kalkulačky Denného kurzového lístku . Nezabudnite vyplniť všetky požadované miesta v správe a na konci uveďte svoj IBAN a podpis. Naskenovaný podpis alebo obrázok podpisu môžete vložiť priamo do súboru Excel. Prípadne môžete cestovnú správu vytlačiť, vlastnoručne ju podpísať, naskenovať a podpísaný dokument nahrať späť do počítača. Po dokončení cestovnej správy vždy skontrolujte, či je celková suma správna. Postupujte podľa nasledujúceho príkladu:
OTI Cestovná správa k vyplneniu – stiahni tu
Ukážka ako má byť správne vyplnená cestovná správa
3. Vytvorte jedno PDF s všetkými cestovnými dokumentami
- Spojte oskenované papierové a aj elektronické cestovné doklady – ako napríklad Flixbus, do jedného formátu PDF. Pridajte aj palubné lístky (boarding passy) a uistite sa, že ste nahrali len platné cestovné doklady. Bankové výpisy a potvrdenia o platbe kartou z platobných terminálov sa ako cestovné doklady neakceptujú.
4. Nahranie dokumentov na Google Drive:
- Prejdite do prideleného priečinka na Google Drive a nahrajte jeden PDF so všetkými lístkami. Nakoniec nahrajte aj vyplnenú cestovnú správu v editovateľnej verzii (tabuľky Google Spreadsheets/Excel), aby sme mohli dokument skontrolovať a v prípade potreby vykonať úpravy.
4. Dokončenie a zlúčenie vašich dokumentov
- Keď zamestnanci OTI vašu správu schvália, prekonvertujte ju do formátu PDF a spojte ju PDF v ktorom máte všetky cestovné dokaldy, aby ste nakoniec mali jeden dokument PDF pripravený na nahratie do vášho osobného priečinku na Google drive.
5. Zasielanie papierových cestovných dokladov poštou
- Po finalizácii cestovných výdavkov nám nezabudnite cestovné doklady, faktúry a účtenky, ktoré sú pôvodne iba v papierovej forme poslať poštou na adresu, ktorú vám poskytne OTI zamestnanec. Až keď dostaneme všetky vaše cestovné doklady, môžeme dokončiť proces preplácania. Originály cestovných dokladov je možné odovzdať aj zamestnancom OTI po dohode vopred. Originály cestovných dokumentov sú pre nás veľmi dôležité, nakoľko ich musíme archivovať v našom účtovníctve ako daňové doklady.
6. Vrátenie financií
- Po vykonaní všetkých vyššie uvedených krokov vám vrátime cestovné náklady. Tento proces zvyčajne závisí od toho, ako pohotovo sú vykonané predchádzajúce kroky a ako rýchlo dostaneme cestovné dokumenty poštou. Po vykonaní všetkých požadovaných krokov môžete očakávať, že úhradu dostanete v priebehu nasledujúcich 5 pracovných dní.
Prosím, pamätajte si nasledovné:
- Limit úhrady: Môžeme vám uhradiť len náklady, ktoré môžete preukázať platnými cestovnými lístkami, pričom maximálny limit úhrady je vždy vopred oznámený.
- Potvrdenia v papierovej podobe: Cestovné lístky v originálnej papierovej forme musia byť naskenované a nahrané vo formáte PDF. Originály si, prosím, uschovajte až do ich odovzdania zamestnancom OTI alebo zaslania poštou.
- Náklady na poštovné: Akékoľvek náklady spojené s poštou sa považujú za váš vlastný príspevok a nie sú hradené organizáciou OTI. Neposielajte nám poštovú zásielku formou dobierky.
- Oprávnené lístky: Na preplatenie sú oprávnené len lístky na verejnú dopravu 2. triedy. Lístky na taxík nie sú preplácané.
Často kladené otázky:
Čo je platný cestovný doklad?
Platným cestovným dokladom sú všetky dokumenty, ktoré potvrdzujú náklady a charakter vašej cesty. Na účely úhrady nákladov platné cestovné doklady zvyčajne obsahujú: miesto odchodu a príchodu, dátumy a cenu cestovného lístka. V prípade mnohých elektronických cestovných lístkov na autobus, lietadlo a vlak sa uvádza aj meno cestujúceho. V prípade leteckej dopravy sa na overenie vašej prítomnosti v lietadle vyžadujú palubné lístky – boarding pass (buď vo fyzickej, alebo digitálnej podobe). Vždy si nezabudnite urobiť screenshot obrazovky palubného lístka, pretože po skončení cesty zmiznú.
Bankové výpisy a potvrdenia o osobných platbách nie sú platnými cestovnými dokladmi na účely úhrady, aj keď je na nich uvedená transakcia.
Čo ak kúpim lístky aj pre niekoho iného?
Ak jedna osoba kupuje letenky pre seba a pre druhú osobu v rámci jednej transakcie, kupujúci musí vo svojom cestovnom výkaze uviesť celkovú sumu uvedenú na účtenke v plnej výške. Úhradu nie je možné rozdeliť medzi viacero cestovných správ, ak bol nákup uskutočnený ako jedna transakcia. V tomto prípade by mala osoba, ktorá zaplatila, zahrnúť celý výdavok za obe osoby do svojej vlastnej správy o ceste. Tejto osobe potom preplatíme celú sumu a je jej povinnosťou súkromne vysporiadať prípadné rozdelenie náhrady s druhým účastníkom.
Čo ak nestihnem urobiť online check-in?
Check-in sa začína 24 hodín pred odletom. Ak si ho nestihnete urobiť online, za osobný check-in na letisku si môže letecká spoločnosť vyžadovať poplatok. Takýto poplatok nepreplácame. Viac informácii o check-ine si môžete prečítať tu: čo je to check-in
Čo sa stane, ak stratím palubný lístok – boarding pass?
Ak chcete požiadať o preplatenie, musíte predložiť palubný lístok ako doklad o ceste. Môže to byť snímka obrazovky z aplikácie leteckej spoločnosti alebo vytlačená kópia. Ak stratíte palubný lístok alebo zabudnete urobiť snímku obrazovky, musíte si zaobstarať iný náhradný doklad o nástupe do lietadla. Letecké spoločnosti môžu na požiadanie poskytnúť potvrdzujúci list, ktorý možno použiť ako náhradu.
Ak sa v priebehu procesu stretnete s akýmikoľvek problémami alebo budete mať akékoľvek otázky, neváhajte sa na nás obrátiť. Vždy sme tu pre vás, aby sme vás podporili a zabezpečili, aby všetko prebehne bezproblémovo. Vaša spokojnosť je pre nás dôležitá a radi vám pomôžeme v každom kroku procesu preplatenia cestovných dokladov.
